1.档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，这里的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。从信息的内容和形式来说，两者完全相同的。

2.档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。

3.从时效、价值和系统性上看，档案是对文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件；其次是价值评判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。

从档案形成的过程看，档案与文件之间有着天然的密切联系，也有着明显的区别，具体表现为：

文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合；档案是单位或个人在现实工作中形成和使用的各种文件的转化物。

从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程：

1．处理先毕的文件才能成为档案；

2．对日后工作活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；

3．经过立卷归档集中保存起来的文件，才最后成为档案。