目前尚无统一的定义，以下是目前比较认可的定义：

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教答活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史录。

——《中华人民共和国档案法》

国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

——《档案工作基本术语》（DA/T 1—2000）

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。

——冯惠玲《档案学概论》第二版

任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。

——《法兰西共和国档案法》（1979年公布）

档案是经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。

­——[美国]谢伦伯格《现代档案——原则与技术》

档案必须具有三个基本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。