第一章 总 则
第一条 为了规范审计处档案管理,维护审计工作档案的完整与安全,保证档案质量,发挥档案作用,根据《中华人民共和国审计法实施条例》(2010年修订)、审计署《审计机关审计档案工作准则》,结合我校审计工作实际,制定本规定。
第二条 本办法所称审计业务档案,是指审计处在工作中形成的、具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录,主要包括财务审计档案、基建修缮工程审计档案、专项审计档案、经济责任审计档案等内容资料。
第三条 本办法所称行政档案,是指除审计活动中直接形成的档案外的,也由审计部门档案管理人员负责管理的。
第二章 一般原则
第四条 审计人员在审计实施结束后,应当及时收集审计档案材料,按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。
第五条 审计档案实行“谁审计谁立卷”“审结卷成”“定期归档”的责任制度。立卷归档工作应列入项目审计计划,由审计组指定专人负责文件材料的收集、整理和立卷工作,做到边审计、边收集整理,审结卷成。
第六条 审计档案管理工作接受省审计厅内部审计监督机构、省教育厅内部审计机构、省经济和信息化厅内部审计机构和学校档案馆的指导和监督。
第七条 审计处设兼职档案管理员一名,负责对审计档案归总、集中编目并移交等工作。
第三章 审计档案
第八条 审计档案材料应当综合考虑保存价值和相互之间的关联度,以审计报告相关内容的需要为标准,整理选用需要立卷的审计业务档案材料,并归集形成审计业务档案。
第九条 审计业务档案立卷时,应当遵循按项目组卷、按性质分类、按单元排列原则。审计人员应当按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷。
第十条 应归入审计业务档案的文件材料分类:
(一)立项性文件材料:上级机关或校领导对审计立项的指示、批示或下达审计项目的任务文件;审计通知书、审计项目委托协议书等。
(二)证明性文件材料:审计证据,审计工作底稿等。
(三)结论性文件材料:审计情况报告、审计报告、审计移送处理书、审定审计报告的批示、审计报告征求意见书、审计建议书、审计意见整改情况等。
(四)其他备查文件材料。
第十一条 审计业务档案中各类性质文件材料的排列要求:
(一)立项性文件材料,各组材料按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列;
(二)证明性文件材料,各组材料按项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列;
(三)结论性文件材料,各组材料按其重要程度予以排列;
(四)其他备查材料,各组材料按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。
第十二条 审计业务档案内每组材料内部的排列要求:
(一)正件在前,附件在后;
(二)定稿在前,修改稿在后;
(三)批复在前,请示在后;
(四)批示在前,报告在后;
(五)重要文件在前,次要文件在后;
(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。
第十三条 各类审计项目应归档的材料清单:
(一)工程类审计项目:
1. 审计业务委托书;
2. 工程项目审计送审表;
3. 审计报告;
4. 其他相关资料。
(二)财务及专项审计项目:
1. 审计业务委托书;
2. 审计通知书;
3. 审计工作底稿和调查记录;
4. 审计报告;
5. 整改情况报告;
6. 其他有关材料。
(三)经济责任审计项目:
1. 审计业务委托书;
2. 审计通知书;
3. 审计工作底稿和调查记录;
4. 审计报告;
5. 整改情况报告;
6. 其他有关材料。
第十四条 行政档案按照文件或事项归类,分年度归集为审计档案。文件印发或事项完结后按照学校的规定及时归档。应归入行政档案的文件材料清单:
(一)学校审计工作的规章制度、年度计划、工作总结、请示批复、获奖文件证书、统计报表等材料;
(二)审计处的内部管理规章制度、重要会议纪要等材料;
(三)其他应归入行政档案的文件材料。
第四章 审计档案的保管和利用
第十五条 立卷人完成审计业务档案归类整理,经审计项目负责人审核检查后,审计处兼职档案员按照学校规定,负责整理组卷,编排页号或件号,填写移交文件目录,在规定时间向学校档案馆移交,随用随调。
第十六条 审计档案的归档及保管期限按档案馆档案管理相关期限执行。
第十七条 电子版审计资料应由审计项目主审按年度、分类别进行数据归总,拷贝交由兼职档案员统一做数据备份。
第十八条 审计业务档案的借阅范围,一般限定在审计处内部。如因特殊原因,外单位需查阅审计档案或出具审计档案证明的,应经审计处主要负责人和主管校领导批准并做好登记。
第五章 附 则
第十九条 本细则自发布之日起施行。
第二十条 本细则由审计处负责解释。