为做好学院文书工作，提高公文质量，达到公文处理及时，准确、周密的要求，克服拖拉、积压、混乱的现象，特作如下规定：
一、文书工作组织
学院文书工作由院办、党办负责、配备专(兼)职人员具体承办，分别管理行政类与党群类文书。
二、文书处理程序
1.收文处理程序:签收、登记、送批、拟办、批示、传阅、承办、催办、归档、销毁。
2.发文处理程序:拟稿、核稿、会签、签发、编号、打印、校对、印制、用印、登记、传递、封发、归档。
三、文书工作要求
1.收文
(1)收文先进行登记、编号，办公室主任视其内容和要求批办，再呈送主管院领导批示，然后按照先急后缓顺序分送到有关处室传阅承办。
(2)需要签复的公文要力求迅速，处理及时。
(3)属于学院各处室业务范围的问题，可由有关处室复文，由院办或党办审核后盖章，重要复文经主管领导核准后盖章。
(4)一时难以签复的问题、应及时向有关部门说明情况。
(5)属全校性问题的复文，由院办或党办统一签复，涉及有关处室的业务。可征求意见后签复。
(6)对重要收文，院办或党办要负责检查，催办、防止漏办积压等失误。
(7)在传阅文件中发觉缺少时应进行追查，保证文件的正确、安全。
2.发文:
(1) 对外、对内发文，一般由院办或相关职能部门拟稿，由院办核稿后，送院领导签发。
(2)对外、对内发文都要进行登记,发文时间、发文份数、所发单位等都要登记清楚，便于备查。
(3)对上级机关发文(如报告、请示、申请等)应严格按公文规范要求执行。
(4)发文数量一般按照受文单位的数量及归档需要核定，发文的公文和归档的公文均要加盖公章。
(5)学院发文一般由院办公室发送，特殊情况由拟稿单位负责发送。
(6)发送重要文件要办理专门的机要通信或双挂号。
(7)凡以学院行政名义打印正式文件，均应报院长审核签发，然后登记、编号、方能用印。
(8)由各处室草拟的学院公文，进行认真审核后，送学院办公室核稿、打印、编号、领导签发后用印。
(9)学院内打印的文件应留两份与原稿一起归类存档。
3.函件
凡以学院名义、盖学院公章向外发出的公函、信件，均应慎重审查，不清楚的问题，请示领导同意后，方可盖章。
四、文件的传阅、借阅
1.凡是上级下发的各类文件(包括由个人带回的)，均应首先交学院办公室文书或党委办公室机要保密员统一签收。
2.文件采用"轮辐式"传阅方法、阅文者应及时阅交文件，每次停留不得超过两天，急件不得过夜。
3.文件在传阅、借阅中必须加强管理，妥善保管，不准私自带离办公室或带回家中。
4.凡已归档的文件，因工作需要借阅者，必须办理借阅登记手续。
5.文件借阅后，必须及时归还，不得在部门任意停留。
6.凡由上级下发的各类文件，任何部门和个人都应悉心爱护，不准任意涂改、折皱、撕页和丢失，如造成文件损坏和丢失，须追究责任。
五、机要文件的管理和阅读
1.秘密以上密级的文件资料等，必须进行登记、编号、传递时必须履行手续。
2.对于秘密以上的文件资料，不得自行扩大阅读范围，不得向规定阅读范围以外的人员泄露。
3.绝密文件按规定组织阅读范围的干部到机要室阅读。其它密级的文件只许在办公室阅读，不得带至宿舍，公共场所或其他不适宜的地方。
4.传阅文件要求在两天之内退还。
5.其它同志如因工作需要，借阅秘密以上文件时须经主管领导批准，方可办理借阅手续，并在规定时间内归还，如需摘录，应事先征得同意。
6.工作调动必须交清自己签收和阅办的所有文件，万能办理调动手续。
7.文件中涉及的机密内容，不得泄密，造成失泄密者，将按有关规定进行追究，处理。
学院行政发文为：川工程院行[xxxx]xx号
学院党委发文为：川工程院党[xxxx] xx号
学院纪委发文为：川工程院纪[xxxx] xx号
党委办公室发文为：川工程院党办[xxxx] xx号
学院办公室发文为：川工程院办[xxxx] xx号
人事处发文为：川工程院人[xxxx] xx号
财务处发文为：川工程院财[xxxx] xx号
学生处发文为：川工程院学[xxxx] xx号
科研处发文为：川工程院研[xxxx] xx号
招生办公室发文为：川工程院招[xxxx] xx号
就业指导部发文为：川工程院业[xxxx] xx号
教务系统各处室、系部发文为：川工程院教[xxxx] xx号
实习工厂发文为：川工程院厂[xxxx] xx号
总公司发文为：川工程院司[xxxx] xx号
总务处发文为：川工程院总[xxxx] xx号
后勤服务中心为：川工程院后[xxxx]xx号
保卫处发文为：川工程院保[xxxx]xx号
团委发文为:川工程院团[xxxx]xx号
工会发文为:川工程院工[xxxx]xx号
基建办发文为:川工程院基[xxxx]xx号
